Praxisbeispiel Objektplanung

Aus Wiki4enterprise

Hinweis: Dies ist Beitrag 3 von 3 der Fa. Abacus alpha GmbH zum Blog Carnival "Was nutzen Wikis?" von Fr. Prof. Back (UNI St. Gallen). Hier finden Sie Beitrag 1 und Beitrag 2.

Motivation zur Darstellung im Carnival:

• Wikis können viel mehr sein als Thesauri und Lexika. Mit Assistenzfunktionen und Auflösung eindimensionaler Inhaltsstrukturen lassen sie andere Informationssysteme weit hinter sich.

Aufgabenstellung:

• Eine Fertigungshalle mit angeschlossenem Prüffeld soll geplant, errichtet, in Betrieb gesetzt und dokumentiert werden. Hieran arbeitet ein Team von 30-40 Personen verschiedener Fachdisziplinen. Der Informationsfluss muss schnell erfolgen, er soll den Aufgabenpaketen des Projektstrukturplans folgen sowie transparent und über die mehrjährige Projektlaufzeit nachvollziehbar sein.

Lösung:

• Das Bauvorhaben besteht aus vielen technischen Objekten wie Fassaden, Stromversorgungen, Lüftungsanlagen etc. Deren Gliederung erfolgt nach einem Referenzkennzeichensystem (DIN EN 61346). Sowohl zu den Objekten als auch zu den Aufgabenpaketen gehören vielfältige Informationen, die bereits früh im Projekt entstehen. Die zugehörigen Strukturen werden im Wiki abgebildet und ermöglichen, Informationen von Beginn an sukzessiv richtig abzulegen.

Negative Auswirkungen:

• Da mehrere wesentliche Parameter der Tagesarbeit gleichzeitig geändert wurden, blieb das Systemverständnis lückenhaft. Solche Parameter waren u.a.: Neue Dateiablage, Änderung der Kommunikationsprozesse, Einführung eines Referenzkennzeichensystems, mehr Verschriftlichung von Ergebnissen.
• Die vollen Möglichkeiten des Wikis wurden nicht erkannt, die Übungsphase hätte länger und intensiver sein müssen.
• Resultierend wurde das Wiki gegen Projektende nur als Document Management System verstanden - bereits die Nutzung dieser Funktionsmenge hat aber den Einsatz gerechtfertigt (Umfang ca. 10.000 Dokumente).

Positive Auswirkungen:

• Das Erstellen einer neuen Wikiseite wird durch einen Seitenbenennungs-Assistent (PageNameWizard) unterstützt. Somit erfolgt jede Informationseingabe zu einem Objekt oder Sachverhalt an der richtigen Stelle.
• Keine Information geht verloren, zusammengehörende Informationen stehen zusammen.
• Die Seiten des Wikis korrespondieren mit dem Projektstrukturplan, was den Überblick fördert bzw. Lücken offenbart.
• Es ist kein weiteres System zur Informationsspeicherung erforderlich.
• Eine leistungsfähige Navigation und Suche führt zu den Themen und Inhalten.
• Die jeweiligen Wikiseiten bieten dem Nutzer Informationen im zeitlichen Verlauf und im Kontext. Hierdurch wird das Verständnis erhöht.
• Die Anwender schreiben Besprechungsberichte direkt im System. Durch dynamische Textelemente stehen Informationen aus den Berichten automatisch wortgleich und thematisch gesammelt auf den Seiten der Objekte und Sachverhalte.
• Zum Projekt gehörige Dokumente werden über eine separate Datenbank mit spezifischer Nutzeroberfläche einfach und übersichtlich gehandhabt. Die Vergabe von Zugriffsrechten ist möglich.
• Jedes Dokument kann auf beliebige Seiten – also auch mehrfach - verlinkt werden. Eine Doppelablage wird vermieden, was Revisionskonflikte ausschließt und Speicherplatz spart.
• Eine vorherige Festlegung der Ablageordnung ist nicht erforderlich. Der Nutzer kann zu jeder Zeit Dokumente einem Objekt zuordnen, wird diese auch dort suchen und finden.
• Die Gruppierung der Seiten nach technischen Objekten ermöglicht den Seitenexport zu anderen, ähnlichen Projekten und damit den KnowHow-Transfer und die erneute Nutzung der Inhalte.
• Sonderfunktionen erlauben verschiedene Sichten auf Schnittstelleninformationen: „Was wird von einem Objekt benötigt?" oder "Worauf wirkt dieses Objekt?“.