Praxisbeispiel Prozessorientierung (PWM)

Aus Wiki4enterprise

Hinweise:

• Dies ist Beitrag 2 von 3 der Fa. Abacus alpha GmbH zum Blog Carnival "Was nutzen Wikis?" von Fr. Prof. Back (UNI St. Gallen). Hier finden Sie Beitrag 1 und Beitrag 3.
• Das Thema wird vertieft in einer Fachgruppe "Projektwissensmanagement" der GPM.

Motivation zur Darstellung im Carnival:

• Den theoretischen Ballast des Wissensmanagements lässt man mit prozessorientierter Strukturierung eines Wikis schnell hinter sich. So entwickelt sich in der Projektarbeit ein Projektwissensmanagement (PWM) mitlaufend.

Aufgabenstellung:

• Ziel jedes Unternehmens ist die Erhöhung der Wertschöpfung, erreichbar durch effiziente Anwendung von Informationen. Dies kann am Beispielthema "Projektabwicklung" dargestellt werden, denn Unternehmen organisieren sich zunehmend projektorientiert und die Abwicklung von Projekten beinhaltet in besonderem Maß die Dokumentation der Ergebnisse sowie den Informationsaustausch der Beteiligten.

Lösung:

• Die geforderte Effizienz wird erzeugt durch die mehrfache Verwendung von Informationen im Projekt oder die Übertragung von Inhalten ins nächste Projekt. Je strukturierter die Vorgehensweise, desto höher ist der Wiederholcharakter und somit die Wirkung. Eine solche Struktur ist in DIN 69901 formuliert, welche ein stark prozessorientiertes Projektmanagementsystem beschreibt. Durch die Übertragung der Norm in ein Wiki wird aus Handlungsempfehlungen ein pragmatisches Werkzeug.

Negative Auswirkungen:

• Die Anwender müssen erst noch lernen, die scheinbar widersprüchlichen Forderungen von Wissensmanagement und Projektmanagement gedanklich zu vereinen.
• Schnittstellen zu anderen Projektmanagementsystemen (beispielsweise Terminplanung) sind möglich, aber nicht erprobt.
• Die Nutzung der Wiki-Inhalte gemäß DIN bedingt eine Lizenznahme (für eine Orientierung an internationalen Normen gilt Analoges).

Positive Auswirkungen:

• Die Prozesse sind als Grafik (ereignisgesteuerte Prozesskette) dargestellt. Je Prozess existiert eine Wiki-Seite mit Handlungsempfehlung und einem Eingabebereich für projektspezifische Ergebnisse.
• Die Befolgung der Prozesskette schafft notwendige Handlungssicherheit.
• Die Ergebnisse der Projektabwicklung werden im Wiki dokumentiert, vorgegebene und neue Informationen sind im Zusammenhang dargestellt.
• Der Informationsaustausch der Beteiligten ist durch den gemeinsamen Zugriff auf das Wiki vereinfacht, ihre Kooperation wird gefördert.
• Es ist möglich, den Wiki-Inhalt dem aktuellen Projekt anzupassen. Eine Verkleinerung erfolgt durch Weglassen von Schritten bis auf den Mindeststandard. Eine Detaillierung ist durch Anpassung des Prozessschemas und Anlegen neuer Informationsseiten ohne besondere Programmierkenntnisse möglich.
• Die ereignisgesteuerte Prozesskette kann von den Anwendern angepasst werden. Neue Prozesschritte können einfach mit anderen Schritten oder Ergebnissen verlinkt werden.
• Die Projektbeteiligten können sich auf die Lösung der Aufgaben konzentrieren und müssen nur noch den bereitgestellten Handlungsrahmen mit Inhalten füllen.
• Doppelungen, Missverständnisse und Suchzeiten werden minimiert.
• Der Zugang zu Informationselementen ist durch Stichwortsuche oder Klick in die Prozessgrafik möglich (jeder Prozess ist ein solches Informationselement). Ergänzend (bzw. alternativ) steht eine Navigation per Sidebar zur Verfügung.
• Links zu Vorgängern und Nachfolgern eines Projektschritts, zu Eingangs- und Ausgangsinhalten sowie zu Projektmethoden sind auf der jeweiligen Seite erstellt und sofort nutzbar.
• Die Prozesse sind gruppiert nach Gesamtumfang, Mindeststandard, Prozessgruppen und Prozessphasen.
• Der Gesamtprojektfortschritt ist anhand der automatisch aktualisierten Einfärbung der Prozessgrafik erkennbar.
• Nach einer Phase der technischen und kulturellen Umstellung der Anwender ist der Weg für weitere Möglichkeiten der Kooperation geebnet (Multiprojekt, unternehmensweites Glossar etc.) - die "Projektpedia" gewinnt an Form.